Заверение подписи у нотариуса в Алматы — подпись подтверждена в присутствии нотариуса и проверяется по номеру в реестре

Полезная информация

Заверение подписи у нотариуса в Алматы: подлинность подписи на документах

Банк, госорган, контрагент или зарубежная компания присылает требование: подпись на документах должна быть заверена нотариально. Формулировка короткая, а за ней — конкретная процедура, от которой зависит, примут документ или развернут обратно. Ошибка на этом этапе стоит нескольких поездок и потерянного времени: не тот документ, не та подпись, не тот формат удостоверительной надписи.

Чаще всего путают два разных действия. В одном случае нотариус подтверждает подлинность подписи конкретного человека, в другом — верность копии документа. Внешне надписи похожи, юридический смысл разный, и замена одного другим делает документ непригодным. Ниже — что именно проверяет нотариус при заверении подписи, какие документы так оформляются и как пройти процедуру с первого раза.

Заверение подписи у нотариуса: что подтверждает нотариус

Заверение подписи у нотариуса — это свидетельствование подлинности подписи конкретного человека на конкретном документе. Нотариус проверяет, что подпись поставил именно тот, кто указан в документе: устанавливает его личность и убеждается в дееспособности. Чаще всего такое заверение подписи требуется, когда документ уходит в банк, госорган, контрагенту или за границу.

Важно понимать границы: нотариус свидетельствует только подлинность подписи, но не удостоверяет фактов, изложенных в документе. Содержание текста — суммы, обязательства, достоверность сведений о человеке — остаётся на ответственности того, кто документ составил и подписал. При этом закон ограничивает круг документов: подлинность подписи свидетельствуется только на документе, содержание которого не противоречит законодательству и не представляет собой изложение сделки. Договор, доверенность или согласие нотариус не «заверяет подписью», а удостоверяет как сделку целиком.

Поэтому нотариальное заверение подписи не заменяет проверку самого документа и не делает его автоматически законным. Прежде чем идти к нотариусу, стоит убедиться, что текст составлен корректно, а все данные в нём совпадают с удостоверением личности подписанта. Разберём, что именно подтверждается, а что нет.

• Подпись поставил именно указанный человек
• Подписант дееспособен и действует без принуждения
• Человек подписал документ в присутствии нотариуса
• Личность подписанта установлена по документу

Заверение подписи подтверждает авторство подписи, но не содержание документа.

Заверение подлинности подписи у нотариуса: удостоверение и подтверждение подписи

Когда банк, госорган или контрагент требует «нотариально заверить подпись», речь идёт об одном и том же действии. В обиходе его называют по-разному: заверение подлинности подписи, нотариальное удостоверение подписи, нотариальное подтверждение подписи. Разные слова описывают одну процедуру, у которой один юридический смысл: нотариус подтверждает, что подпись на документе поставлена конкретным человеком — тем, кто предъявил документ, удостоверяющий личность.

Главное отличие этого действия от простого свидетельствования копии в том, что подпись ставится только в присутствии нотариуса. Сначала нотариус устанавливает личность подписанта по оригиналу документа, удостоверяющего личность, затем человек подписывает документ здесь же. Подпись, поставленную заранее — дома, в офисе, у себя в кабинете, — нотариус свидетельствует только тогда, когда подписавший явится лично и подтвердит, что подпись сделана им. Надёжнее приходить с неподписанным экземпляром: иначе документ нередко приходится подписывать заново.

Подтверждение подписи у нотариуса удобно тем, что оно не требует присутствия второй стороны и не зависит от того, где находится контрагент. Но важно понимать, что именно подтверждает нотариус и чего он не проверяет:

• Нотариус подтверждает личность подписанта и факт собственноручного подписания при нём
• Нотариус не отвечает за расчёты и сведения в тексте, но проверяет, что документ не противоречит закону и не является сделкой
• Если подпись поставлена заранее, засвидетельствовать её можно, только когда подписавший лично подтвердит её при нотариусе

Нотариально заверить подпись: на каких документах нужно заверение подписи у нотариуса

Требование «нотариально заверить подпись» чаще всего приходит там, где документ подписывает конкретный человек, а принимающая сторона хочет убедиться, что подпись поставил именно он. Заверить подпись нотариально просят банки при открытии счёта или изменении данных в карточке, госорганы при приёме заявлений, контрагенты при подписании протоколов и решений. Список документов, на которых встречается заверение подписи у нотариуса, широкий, но логика везде одна: нотариус свидетельствует, что подпись сделана заявленным лицом.

Самые частые документы — заявления, анкеты и карточки: заявление о выходе из состава участников, заявление в госорган, банковские анкеты и карточки с образцами подписей. Отдельная категория — протоколы и решения: протокол общего собрания, решение единственного участника, приказ. А вот доверенность, согласие супруга на сделку и согласие на выезд ребёнка — односторонние сделки: их нотариус удостоверяет целиком, а не свидетельствует на них подпись. Здесь важно заранее уточнить у контрагента, требуется ли заверить подпись нотариально именно на этом экземпляре и нет ли требования к формулировке удостоверительной надписи.

Для документов за границу и для подписи переводчика правила те же: нотариус подтверждает, что подпись поставило указанное лицо, а не содержание текста. Не путайте эту процедуру со свидетельствованием верности копии: отметка «копия верна» подтверждает верность копии оригиналу и не заменяет засвидетельствование подписи. Поэтому если вам прислали документ с таким требованием, сначала проверьте, что именно нужно: подпись, копия или оба действия на разных листах. Типичные документы выглядят так:

• заявления в банк, госорган и компанию, которые не являются сделкой
• банковские карточки с образцами подписей и анкеты
• протоколы, решения и приказы от имени компании
• документы для заграницы и подпись переводчика на переводе

Копия верна на документах и заверение подписи у нотариуса: в чём разница

Отметка «копия верна» на документах и заверение подписи у нотариуса — это два разных нотариальных действия, и путают их постоянно. В первом случае нотариус сверяет копию с оригиналом и подтверждает, что в копии воспроизведён тот же текст, что и в подлиннике. Во втором он не вникает в достоверность сведений: его интересует то, что подпись человек поставил сам и в его присутствии, а сам документ не противоречит закону и не является сделкой.

Разница проявляется в том, что именно удостоверяется. Верность копии отвечает на вопрос «совпадает ли копия с оригиналом», а подлинность подписи — на вопрос «это действительно подписал Иванов, а не кто-то другой». Поэтому бессмысленно просить заверить копию там, где получателю нужна живая подпись ответственного лица, и наоборот: нотариально заверенная копия не заменит засвидетельствованную подпись на заявлении или анкете.

Понять, что просит получатель, помогает сам текст требования. Если банк, госорган или контрагент пишет «представить нотариально заверенную копию», нужна верность копии. Если формулировка «подпись заверить нотариально», «удостоверить подпись руководителя» — речь о подписи на документе. Удостоверительная надпись оформляется на казахском или русском языке; для использования за границей она переводится, при необходимости ставится апостиль. Если подписант не владеет языком документа, переводчик переводит ему текст, а нотариус свидетельствует подлинность подписи переводчика; верность самого перевода нотариус свидетельствует, только если владеет соответствующим языком. При сомнениях уточните у получателя, что именно он примет: это дешевле и быстрее, чем переделывать документы.

Типичные формулировки требований и что за ними стоит:

• «нотариально заверенная копия» — верность копии, подпись нотариус не удостоверяет
• «заверить подпись» — свидетельствование подлинности подписи конкретного лица
• «подпись руководителя» — подпись от имени компании
• «верность копии и подпись» — оба действия, обычно на разных документах

Подпись нотариуса и удостоверительная надпись при заверении подписи

Удостоверительная надпись — это текст, который нотариус наносит на документ под вашей подписью. В нём указано, что подпись поставлена в присутствии нотариуса, названы фамилия, имя и отчество подписанта, дата и место заверения. Отдельно проставляется регистрационный номер в реестре нотариальных действий, а сам документ скрепляется подписью нотариуса и его печатью.

Надпись составляется на казахском или русском языке — нотариальное делопроизводство ведётся на государственном или русском языке; для иностранного получателя надпись переводят. Текст надписи нотариус не сочиняет: она совершается по форме, утверждённой Министерством юстиции. Но требования получателя стоит показать заранее — по ним видно, нужен ли перевод надписи, апостиль или отдельный лист.

Проверить подлинность заверения можно по регистрационному номеру и данным нотариуса: они позволяют найти запись в реестре и убедиться, что действие действительно совершалось. Особое внимание — когда документ подписывает руководитель или представитель: если подпись ставится от имени юридического лица, нотариус проверяет полномочия подписанта по учредительным документам и решению о назначении. Представитель подписывает при наличии действующей доверенности с соответствующими полномочиями; нотариус проверяет доверенность по реестру.

• ФИО подписанта и дата заверения
• регистрационный номер в реестре
• подпись нотариуса и печать
• язык надписи, совпадающий с документом

Заверение подписи у нотариуса от имени компании и по доверенности

Когда документ подписывает не сам гражданин, а компания, нотариус проверяет не только личность того, кто ставит подпись, но и его полномочия. Руководитель действует на основании устава и решения о назначении — эти документы обязательно должны быть у него с собой, в оригинале или надлежащим образом заверенные. Что компания зарегистрирована и кто её руководитель, подтверждает справка о государственной регистрации юридического лица: свидетельств о регистрации в Казахстане не выдают. Что компания зарегистрирована и кто её руководитель, подтверждает справка о государственной регистрации юридического лица: свидетельств о регистрации в Казахстане не выдают. Что компания зарегистрирована и кто её руководитель, подтверждает справка о государственной регистрации юридического лица: свидетельств о регистрации в Казахстане не выдают. Нотариус смотрит, совпадает ли должность и ФИО в решении с данными в удостоверении личности, нет ли ограничений по уставу на подписание конкретных сделок, не истёк ли срок полномочий.

Представитель по доверенности подтверждает свои права именно доверенностью. В ней должно быть прямо указано право подписывать документы от имени компании, а не просто «представлять интересы». Если доверенность выдана на несколько лет или с правом передоверия, нотариус проверяет эти условия и срок действия на дату заверения. Подпись такого представителя заверяется так же, как и подпись руководителя, но в удостоверительной надписи отражается, что он действует по доверенности.

Самая частая и дорогая ошибка — принести копию устава или решение, срок которого истёк, либо доверенность без чёткого перечня полномочий. Нередко в документах компании указана старая редакция устава, а директор уже переизбран. Ещё одна ошибка — подписывать документ до визита к нотариусу: проще подписать при нём, чем потом подтверждать подпись лично.

Чтобы заверение подписи у нотариуса прошло без задержек, проверьте заранее:

• оригинал удостоверения личности подписанта
• действующий устав и решение о назначении руководителя
• доверенность с прямым правом подписи, если действует представитель
• сам документ, который предстоит подписать

Заверение подписи у нотариуса на документах для заграницы

Когда документ уходит в иностранную организацию, банк, университет или госорган другой страны, обычно недостаточно просто подписать его. Получатель не знает вашу подпись и не может проверить её по своим реестрам, поэтому просит заверение подписи у нотариуса, подтверждающее, что документ подписан именно вами. Нотариус не оценивает содержание и не подтверждает правдивость сведений — он удостоверяет личность подписавшего и то, что подпись поставлена в его присутствии.

Для заграницы важно не только заверение подписи, но и то, как получатель прочитает удостоверительную надпись. Если документ на русском или казахском, а адресат им не владеет, надпись и текст переводят: верность перевода свидетельствует нотариус, владеющий языком, а если такого нет — свидетельствуется подпись переводчика. Часто иностранный орган требует легализации или апостиля — это отдельная процедура на нотариально оформленном документе, признаваемая в стране назначения. Заранее уточните, нужен ли апостиль и на какой документ — на оригинал с надписью или на перевод.

Каждое нотариальное действие регистрируется в единой нотариальной информационной системе, и получатель может проверить его по номеру — это снижает риск сомнений в подлинности. Если подписать лично не получается, нотариус может выехать для засвидетельствования подписей в офис, на дом или в больницу. Отдельным категориям граждан закон даёт льготы по нотариальному тарифу — уточните до визита. Перед подачей документа за границу учтите несколько моментов.

Подготовьте документ заранее: не подписывайте его до прихода к нотариусу, иначе в удостоверении откажут. Уточните у получателя требования к языку, переводу и апостилю. Возьмите удостоверение личности (иностранцу — паспорт), а по документу компании — подтверждение полномочий подписанта.

Как проходит заверение подписи у нотариуса и что взять с собой

Визит к нотариусу занимает немного времени, но требует подготовки. Уточните, какой документ подписывается и нужно ли его заверять. Заявитель приходит с документом, предъявляет удостоверение личности и в присутствии нотариуса ставит подпись. Если из-за болезни или физического недостатка расписаться самому невозможно, за человека при нотариусе подписывается рукоприкладчик, а причина указывается в документе. Если из-за болезни или физического недостатка расписаться самому невозможно, за человека при нотариусе подписывается рукоприкладчик, а причина указывается в документе. Если из-за болезни или физического недостатка расписаться самому невозможно, за человека при нотариусе подписывается рукоприкладчик, а причина указывается в документе. Нотариус проверяет личность, дееспособность и полномочия подписанта, после чего совершает удостоверительную надпись. Не подписывайте бланк до визита — это частая и дорогая ошибка.

Набор документов зависит от того, кто подписывает. Гражданин — удостоверение личности; руководитель — документ о назначении и устав, если предусмотрено; представитель — доверенность и своё удостоверение; иностранец — паспорт или вид на жительство с переводом при необходимости. За ребёнка до 14 лет документ подписывает законный представитель — со своим удостоверением личности и свидетельством о рождении ребёнка; подросток от 14 до 18 лет подписывает сам с согласия представителя. Для компании уточните, нужна ли справка о государственной регистрации и решение о назначении руководителя.

Перед визитом сверьтесь с таблицей, чтобы не пришлось идти в контору второй раз.

В таблице собраны базовые документы, но конкретный перечень может зависеть от содержания документа. Если у вас сложный случай — заверение по доверенности или для заграницы, — уточните перечень заранее, чтобы визит прошёл за один раз.

Что взять с собой:

• Паспорт или удостоверение личности для предъявления нотариусу.
• Документ, подпись на котором нужно заверить, без подписи.
• Документы, подтверждающие полномочия, если подписывает руководитель или представитель.
• Доверенность, если действуете за другое лицо, и её копия при необходимости.
• Нотариально переведённые документы для иностранца, если они на иностранном языке.

Перечень может меняться в зависимости от содержания документа и требований того, кто его запросил.

От чего зависит стоимость заверения подписи у нотариуса

Когда клиент спрашивает, сколько стоит нотариально заверить подпись, он обычно ждёт одну цифру, а на деле плата складывается из нескольких составляющих. Нотариус считает не «подпись вообще», а каждое действие: сколько человек подписывают, сколько экземпляров документов предъявлено и сколько удостоверительных надписей нужно проставить. Поэтому два одинаковых на вид пакета могут обойтись по-разному.

На итог влияет и то, чья подпись заверяется: личная подпись гражданина, руководителя компании или представителя по доверенности. Отдельная составляющая — выезд нотариуса, если подписант не может приехать в контору: поездка в офис, банк, больницу или на дом оплачивается дополнительно, поскольку нотариус тратит время на дорогу и работает вне рабочего места. Свой вклад вносит подготовка текста документа, если его составляет нотариус, а не приносит готовым клиент.

Наконец, есть льготы: для отдельных категорий граждан закон снижает оплату за совершение нотариальных действий — это уточняют до визита, чтобы не пересчитывать на месте. Если вам важно понимать, сколько стоит заверение подписи у нотариуса в вашем случае, ориентируйтесь на такие параметры:

• число подписантов и документов
• статус подписанта: гражданин, директор или представитель по доверенности
• выезд нотариуса по нужному адресу
• подготовка текста документа нотариусом
• применимые льготы

Нотариус не подтверждает, что сведения в документе достоверны, — он свидетельствует только одно: подпись под документом поставил тот человек, который в нём указан.