Кадровые документы: минимальный комплект для работодателя в Казахстане

Предприниматель, впервые нанимающий работника, обычно не знает, с какого документа начать и что будет проверять инспектор труда. Такие же вопросы возникают у частного клиента, которому нужно восстановить или подтвердить свои трудовые права. Отсутствие кадровых документов не отменяет обязанностей работодателя, но создаёт риск споров с работником и замечаний при проверке.

Из статьи вы узнаете, какой комплект кадровых документов обязателен, как оформить трудовой договор и приказ, чем отличается срочный договор, как вести личные дела, табели и графики, что меняется при увольнении и сколько документы хранятся.

Какие кадровые документы обязательно нужны каждому работодателю

Трудовой кодекс РК обязывает работодателя вести кадровую документацию независимо от формы собственности и числа работников. Отсутствие обязательных документов — нарушение трудового законодательства и административная ответственность по КоАП РК. Минимальный комплект формируется до приёма первого работника и хранится у работодателя.

Основой служат правила трудового распорядка и штатное расписание: они фиксируют режим работы, структуру и численность. На каждого работника заводится письменный трудовой договор и издаётся акт приёма на работу. Данные о трудовой деятельности ведутся в единой системе учёта трудовых договоров.

• правила трудового распорядка — режим работы, отдых, дисциплина;
• штатное расписание — структура, должности и оклады;
• трудовые договоры с работниками — письменная форма;
• акты приёма на работу и приказы по личному составу;
• табель учёта рабочего времени — фактически отработанные часы;
• журналы регистрации кадровых документов — контроль движения документов.

Перечень обязательных документов может уточняться в зависимости от отрасли и численности работников.

Кадровые документы при первом найме: с чего начать предпринимателю

Первый наём начинается с внутренних документов работодателя. До подписания трудового договора утверждаются правила трудового распорядка, положение об оплате труда и положение о защите персональных данных работников. Эти локальные акты принимаются по Трудовому кодексу РК и доводятся до работника под подпись.

Затем оформляются приказы по личному составу: о приёме на работу и о назначении ответственных лиц. С материально ответственным работником заключается договор о полной материальной ответственности. При производственных рисках готовятся документы по охране труда и инструкции по безопасным методам работы.

• Правила трудового распорядка
• Положение об оплате труда
• Положение о защите персональных данных
• Приказ о приёме на работу и назначении ответственных лиц
• Договор о полной материальной ответственности, если он требуется
• Инструкции по охране труда

Как составить трудовой договор: обязательные условия по Трудовому кодексу РК

Трудовой договор в РК заключается письменно и должен содержать сведения и условия по статье 28 Трудового кодекса. К сведениям относятся данные сторон: ФИО работника, его ИИН, реквизиты документа, удостоверяющего личность, наименование и БИН работодателя, а также место работы, дата начала, должность и структурное подразделение, если это влияет на условия труда.

Обязательные условия: режим рабочего времени и отдыха, размер и порядок оплаты, характеристика условий труда, гарантии и компенсации, срок договора и основание срочности. Допускаются дополнительные условия об испытании, материальной ответственности или неразглашении, если они не ухудшают положение работника.

• Сведения о работнике и работодателе с идентификационными данными
• Место работы и дата начала трудовых отношений
• Должность, специальность, квалификация и структурное подразделение
• Срок договора и основание его срочности
• Режим рабочего времени и времени отдыха
• Размер и порядок оплаты труда, гарантии и компенсации

Срочный трудовой договор: когда его можно заключить и как оформить

Срочный трудовой договор заключается, когда отношения нельзя установить на неопределённый срок из-за характера работы или условий её выполнения. Статья 30 Трудового кодекса РК даёт закрытый перечень: определённый срок не менее одного года, время выполнения конкретной работы, замещение временно отсутствующего работника, сезонная работа, а также срок действия разрешения на привлечение иностранной рабочей силы. В договоре прямо указывают основание срочности и срок.

Заключать срочный договор без законного основания запрещено. По статье 30 Трудового кодекса РК такой договор по общему правилу заключается не менее чем на год, а если ни одна из сторон в последний рабочий день не уведомила о прекращении отношений, он считается продлённым на тот же срок. Продлевать договор можно не более двух раз: при дальнейшем продолжении работы он считается заключённым на неопределённый срок, и уволить работника по истечении срока уже нельзя. Основание должно быть реальным и подтверждаться документами на момент подписания.

Приказ о приёме на работу и другие кадровые документы при оформлении

Трудовой договор подписывают до допуска работника к работе, а сам приём оформляется актом (приказом) работодателя, который издаётся на основании уже заключённого договора, — статья 34 Трудового кодекса РК. В приказе указывают должность, структурное подразделение, дату начала работы, вид трудового договора и условия оплаты в соответствии с договором. Сведения из приказа должны совпадать с условиями трудового договора. Работника знакомят с приказом под подпись.

Одновременно работника знакомят под подпись с локальными актами: правилами трудового распорядка, положением об оплате труда, политикой в области охраны труда. Если работа связана с материальной ответственностью, оформляется соответствующий договор. Факт ознакомления подтверждается подписью работника на листе ознакомления или в самом документе.

• трудовой договор, подписанный сторонами
• приказ о приёме на работу
• лист ознакомления с локальными актами
• договор о материальной ответственности, если он требуется для данной должности
• сведения, внесённые в электронные системы учёта работников
• документы, подтверждающие ознакомление работника с документами под подпись

Кадровые документы не существуют ради проверяющих: именно по ним восстанавливают условия работы, размер выплат и дату увольнения, когда между сторонами возникает спор.

Личные дела, карточки и журналы: как вести внутренние кадровые документы

Личные дела работников не обязательны: Трудовой кодекс РК не требует заводить дело на каждого сотрудника. Решение принимает работодатель, закрепляя его в локальном акте или правилах внутреннего трудового распорядка, а порядок формирования, ведения и хранения дел описывает в отдельной инструкции.

К обязательным учётным формам относится личная карточка работника: сведения о приёме, переводах и увольнении вносятся на основании приказов. Также ведутся книга учёта трудовых договоров и журнал регистрации приказов по личному составу, если это предусмотрено делопроизводством. Обязательны журналы учёта рабочего времени при суммированном учёте и графики отпусков: очередность отпусков определяется ежегодно графиком, который работодатель утверждает с учётом мнения работников, а по соглашению сторон отпуск предоставляется и вне графика.

• личная карточка работника — обязательная форма для всех работодателей
• книга учёта трудовых договоров — ведётся по решению работодателя
• журнал регистрации приказов по личному составу — учётная форма делопроизводства
• график отпусков — утверждается работодателем ежегодно с учётом мнения работников
• личные дела — ведутся только при наличии локального акта
• номенклатура дел — определяет сроки и порядок хранения кадровых документов

График отпусков, табели и расчётные документы: обязательные кадровые документы в работе

Кадровую работу в Казахстане сопровождают документы, подтверждающие исполнение трудовых обязанностей и распорядительных решений работодателя. Учёт рабочего времени ведётся по формам первичных учётных документов, утверждённым уполномоченным органом, либо по формам, которые работодатель утвердил сам. Табель отражает явку, неявки, сверхурочные, ночную работу и выходные, служит основанием для расчёта зарплаты.

Отпуска оформляются графиком и приказами, при необходимости — заявлениями работника. График составляется с учётом Трудового кодекса РК о ежегодном оплачиваемом отпуске и доводится до работников. Приказы по личному составу фиксируют приём, перевод, отпуск, поощрения, прекращение договора и хранятся в деле работника.

• Правила трудового распорядка и штатное расписание
• График отпусков и приказы о предоставлении отпуска
• Табели учёта рабочего времени
• Приказы по личному составу (приём, перевод, прекращение договора)
• Личные карточки работников и трудовые договоры
• Расчётные листки по заработной плате

Изменение и расторжение трудового договора: какие кадровые документы оформляются

Кадровые решения об изменении условий труда оформляются письменно, чтобы у сторон осталось подтверждение договорённостей. При переводе на другую должность или в другое подразделение подписывается дополнительное соглашение к трудовому договору, руководитель издаёт приказ о переводе; ознакомление работника подтверждается подписью.

Изменение определённых сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, оформляется уведомлением работника и последующим дополнительным соглашением либо приказом, если работник согласен продолжить работу. Совмещение профессий и расширение зоны обслуживания оформляются дополнительным соглашением с указанием вида и объёма дополнительной работы.

Сроки хранения кадровых документов: что и сколько хранить

Сроки хранения кадровых документов определяются Перечнем типовых документов с указанием сроков хранения. Работодатель обязан обеспечить сохранность документов в течение установленных сроков, а по истечении — уничтожить их в установленном порядке.

Условно кадровые документы делятся на две группы: документы длительного хранения, связанные с трудовыми отношениями и подтверждением прав работника, и документы временного хранения, отражающие текущую деятельность. Ошибка в определении срока ведёт к преждевременному уничтожению документов либо к накоплению архива.

К длительному хранению относятся документы, подтверждающие трудовой стаж, условия труда и социальные гарантии работника. Их утрата осложняет подтверждение прав при назначении выплат и при разрешении споров.

• Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним
• Приказы по личному составу (приём, перевод, увольнение)
• Личные карточки работников и личные дела
• Документы об аттестации, обучении и повышении квалификации
• Документы по охране труда, включая инструктажи и несчастные случаи
• Табели учёта рабочего времени и расчёты по оплате труда

Типичные ошибки в кадровых документах и их последствия

На практике чаще страдает содержание документов, а не их состав: правила трудового распорядка не доведены до работников под подпись, приказы о приёме расходятся с трудовыми договорами, должностные инструкции не упомянуты в договоре. Вторая группа — отсутствие письменных подтверждений: ознакомление с локальными актами, выдача экземпляра договора, согласие на обработку персональных данных оформлены устно.

Дефекты выявляются при проверке уполномоченного органа по труду и в индивидуальном трудовом споре, который сначала рассматривает согласительная комиссия работодателя, а суд — по неурегулированным вопросам либо при неисполнении её решения: неподписанный работником документ не подтверждает ни ознакомление, ни согласие на условие. Последствия — предписания об устранении нарушений, административная ответственность по КоАП, а в споре — толкование сомнений в пользу работника.

• Правила трудового распорядка утверждены, но нет подписей работников об ознакомлении.
• Приказ о приёме на работу расходится с условиями трудового договора.
• Должностная инструкция не упомянута в договоре и не вручена работнику.
• Не подтверждена выдача работнику второго экземпляра трудового договора.
• Изменения условий труда внесены без письменного согласия работника.
• Личные данные обрабатываются без оформленного согласия.

Проверка кадровых документов: как подготовиться

Проверка кадровых документов начинается с локальных актов и индивидуальных документов работников. Трудовой кодекс РК относит к обязательным правила трудового распорядка, положения об оплате труда, штатное расписание, приказы о приёме, трудовые договоры и акты об ознакомлении. Органы государственного контроля труда и прокуратура смотрят не только наличие бумаг, но и их соответствие фактическим отношениям с работником.

Внутренний аудит удобно проводить по трём направлениям: документы работодателя, документы на каждого работника и подтверждение ознакомления. Сверяют штатное расписание с приказами и договорами, проверяют сроки хранения, подписи и даты, оформление изменений условий труда, переводов, отпусков и дисциплинарных взысканий. Расхождения фиксируют в акте и устраняют до приезда проверяющих. Типичные нарушения: отсутствие обязательных локальных актов, неознакомление работников, расхождение даты приказа и даты договора. Исправление задним числом недопустимо, документ должен отражать реальное событие и дату. Если нарушение допущено, оформляют текущий документ и при необходимости акт о причинах расхождения. Это снижает риск административной ответственности по итогам проверки.

• Правила трудового распорядка и положения об оплате труда
• Штатное расписание и приказы по личному составу
• Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним
• Журналы ознакомления работников с локальными актами
• Личные карточки и документы об образовании работников
• Графики отпусков и табели учёта рабочего времени

Перечень обязательных кадровых документов зависит от численности работников и вида деятельности.